Уровень подготовленности и создание нужной атмосферы — основные составляющие любого мероприятия. От этих двух параметров будет зависеть успех проведения конференции. Начать лучше с планирования, определения формата события. Важно подобрать место, например, конференц-зал в центре Киева. Можно подобрать помещение с учетом количества приглашенных и необходимым оснащением оборудования.
Организационные моменты
Первым делом необходимо подготовить детальный сценарий мероприятия, четко разбив его по времени. Нужно учитывать каждую деталь, вплоть до кофе-брейков и фуршетов. Для этого лучше воспользоваться услугами компаний, занимающихся кейтерингом. Немаловажный подготовительный этап заключается в обеспечении информационным освещением.
Многие фирмы создают собственный сайт, чтобы размещать информацию о мероприятии. Если организация не обладает достаточными возможностями, все равно данный шаг не стоит пропускать. Часто партнеры распространяют нужные сведения о событии бесплатно. Конференция должна быть организована правильно, а информация доходить до аудитории не только устно, но с помощью других эффективных способов.
Не обойтись без проектора и экрана. Подобное оборудование необходимо, поскольку для наглядного представления материала, докладчики обычно демонстрируют гостям презентации, схемы, рисунки. Контент может транслироваться посредством монитора, чтобы каждый присутствующий смог рассмотреть суть вопроса.
Понятно, что выступающие используют микрофоны. Представленную на мероприятии информацию лучше заранее сохранить на компьютере. Для участников желательно выдать материал на бумажном носителе, также обеспечить их канцелярскими принадлежностями и не забыть о памятных сувенирах. Сюда относятся тематические брошюры, блокноты, фирменные ручки, значки и пакеты логотипом компании.
Даже о такой мелочи, как отличительные браслеты на руку для посетителей, стоит помнить. Их надевают перед началом конференции для того, чтобы им было легче найти свою группу. Обязательно, во время паузы необходимо предоставить участникам питание. Это могут быть легкие закуски, кофе, чай, кондитерские изделия.
Особенности проведения международного мероприятия
Если планируется такое событие, следует предварительно определить используемые языки. Нужно найти переводчика, заняться подготовкой экскурсионной программы для иностранных и иногородних гостей. Обязательно забронировать номер в отеле для них.
Основные цели конференции такого масштаба:
· обучение аудитории новым навыкам;
· ознакомление посетителей с новинками в мире технологий;
· расширение кругозора и общее развитие.
Организация международных мероприятий необходима для предоставления присутствующим знаний по интересующей тематике, совершенствования личных навыков и способностей. Представленный материал аудитории должен соответствовать целям конференции. Получив теоретические сведения, участники в дальнейшем смогут применить их на практике.
Подготовка научной конференции
Это что-то среднее между конгрессом и семинаром. Главным действующим лицом выступает в этом случае секретарь конференции с ученой степенью. Он составляет программу, ведет переписку с присутствующими, готовит сборник тезисов к изданию. Здесь важно своевременно отправить приглашения, и разобрать заявки.
Планировать научные конференции начинают за несколько месяцев, иногда за год. Для этого используют печатные буклеты, содержащие нужные данные, эмблемы, время и место проведения. Это отличная возможностью донести до целевой аудитории необходимые сведения, провести анализ выбранной темы. Также способствует мотивации слушателей к каким-либо действиям.
Что нужно знать о конференции
Проведение подобного мероприятия требует слаженной работы всех организаторов. Также учитываются нюансы:
· способы представления сведений;
· подготовительные мероприятия.
В зависимости объему информации и продолжительности, мероприятия могут быть:
· крупного масштаба — заседания, конгрессы и заседания, которые состоят из нескольких секций;
· не большие — краткое изложение основной сути рассматриваемой темы.
Говоря о составе участников и способу проведения, конференции могут проводиться открытого типа, с участием всех присутствующих. Также закрытые, когда избирается определенный состав, а докладчик раскрывает тему. Многие компании проводят деловые, обучающие, юбилейные события.
Выбор зала
Для проведения массовых мероприятий, необходимо учитывать наличие:
· система кондиционирования. В помещении не должно быть слишком душно, и люди не отвлекались от доклада ораторов из-за жары или нехватки свежего воздуха;
· оборудование. Оснащение качественной аппаратурой, чтобы речь была слышна и последним рядам. Следует уточнить, если ли возможность показа слайдов;
· отдельный вход;
· обеспечение питанием. Если конференция не занимает много времени, то устраивают кофе-брейки. Также стоит подумать об обедах и ланчах.
Если помещение полностью соответствует этим критериям, можно считать, что событие наполовину прошло успешно. Кроме этого, зал не должен быть полутемным. Иначе такая обстановка станет преградой для нормального восприятия информации. Полумрак может привести к тому, что некоторые начнут засыпать и ждать конца мероприятия.
Предварительно уточняйте требуемое количество посадочных, от которых будет зависеть площадь пространства. Слишком большой зал не годится для небольших семинаров, так как гости могут потеряться и им будет некомфортно. Маленькое помещение просто может не вместить всех желающих.
Еще одним немаловажным критерием является зонирование по интересам. Это особенно удобно, ведь после выступления докладчиков можно детально обсудить вопросы, разделившись на небольшие группы. Также, подумайте, где проводить конференцию, чтобы всем было проще добираться до пункта назначения. Предпочтительней комплексное обслуживание мероприятия, которое поможет уменьшить нагрузку организатора события.
