Підготовка документів для навчання або працевлаштування за кордоном майже завжди впирається в легалізацію освітнього бекграунду. Якщо ви плануєте підтвердити свою кваліфікацію в Європі, США чи інших країнах Гаазької конвенції, ваші дипломи, атестати та академічні довідки повинні пройти процедуру апостилювання.
В Україні цією процедурою займається виключно Міністерство освіти і науки України (МОН). На відміну від РАЦСів чи нотаріусів, робота з МОН має суттєві відмінності, адже міністерство не просто звіряє підпис ректора чи директора школи, а проводить повноцінну верифікацію факту вашого навчання.
Які документи підлягають апостилюванню в МОН?
Штамп «Апостиль» у Міністерстві освіти ставиться лише на офіційні документи, що стосуються сфери освіти та науки. До цього переліку входять:
- Дипломи про вищу освіту (бакалавра, спеціаліста, магістра) та дипломи кандидатів/докторів наук;
- Атестати (свідоцтва) про повну загальну середню освіту;
- Додатки до дипломів та атестатів (важливо пам’ятати: додаток вважається окремим документом і на нього ставиться окремий апостиль);
- Академічні довідки, навчальні плани та виписки з оцінками;
- Сертифікати про підвищення кваліфікації та дипломи про перепідготовку.
Як відбувається процес перевірки?
Головна особливість апостиля в МОН полягає в процедурі перевірки легітимності документа. Міністерство повинно отримати підтвердження того, що документ дійсно був виданий конкретному студенту конкретним навчальним закладом.
Процедура умовно ділиться на два типи за складністю та строками:
-
Документи нового зразка (пластикові). Інформація про такі документи зазвичай вже міститься в Єдиній державній електронній базі з питань освіти (ЄДЕБО). У цьому випадку процедура проходить відносно швидко, оскільки верифікація відбувається в автоматичному або напівавтоматичному режимі.
-
Документи старого зразка (паперові книжечки, радянські дипломи). Це найбільш складний випадок. Даних про такі документи немає в електронних реєстрах. Щоб поставити апостиль, Міністерство освіти надсилає офіційний запит безпосередньо до навчального закладу, що видав документ. Тільки після отримання позитивної архівної довідки від вишу чи школи міністерство проставляє штамп. Це може суттєво подовжити термін очікування — іноді до 20-30 робочих днів.
Підводні камені та бюрократичні нюанси
При самостійній подачі документів заявники часто стикаються з неочікуваними проблемами. Наприклад, якщо ваш навчальний заклад було ліквідовано або реорганізовано, пошук архівів може затягнутися. Також поширеною причиною відмови або затримки є розбіжність у написанні імені чи прізвища в паспорті та освітньому документі (навіть різниця в одну літеру є критичною).
Окрім того, для подачі документів у МОН обов’язковою умовою є надання згоди на обробку персональних даних власника диплома. Без цього документа справу навіть не візьмуть у роботу.
Щоб уникнути помилок у заповненні заяв, не витрачати час на логістику та гарантовано отримати результат у потрібні терміни, рекомендується звертатися до фахівців. Наприклад, послуга апостиль в МОН https://ntidea.com.ua/ru/apostil-v-mon від бюро «НТідея» дозволяє делегувати всю взаємодію з міністерством професіоналам. Це особливо актуально для термінових виїздів, коли кожен день на вагу золота. Фахівці бюро знають, як прискорити запити до архівів та як правильно оформити пакет документів, щоб уникнути відмови.
Важлива деталь про «парні» документи
Часте питання, яке виникає у власників дипломів: «Чому я маю платити за два апостилі, якщо це один диплом?». З точки зору документообігу, сам диплом (пластик) і додаток з оцінками (паперовий вкладиш) — це два різних бланки з різними серіями та номерами. У багатьох країнах (наприклад, Німеччина, Чехія, Австрія) для вступу чи нострифікації вимагають апостилювати як сам диплом, так і додаток до нього. Якщо ви поставите штамп лише на «корочку», за кордоном ваш пакет документів можуть визнати неповним.
